公司採購印表機必看！企業印表機怎麼選？完整採購指南一次看懂
公司採購印表機前，一定要先了解真正的需求
對企業而言，印表機不只是辦公設備，更是每天都會使用的重要工具。無論是列印合約、報價單、出貨單、財務報表，還是行政文件，都需要穩定且高效率的列印設備支援。
然而，許多公司在採購印表機時，只比較設備價格，卻忽略了列印速度、耗材成本、設備耐用性與後續維護服務，導致使用一段時間後，反而增加更多營運成本。
因此，公司採購印表機時，應從實際使用需求出發，而不是只看價格。
公司採購印表機前必須確認的 5 件事
1. 每月列印量有多少？
列印量是挑選設備最重要的依據。
可先統計：
- 每天列印幾張？
- 每月列印約多少張？
- 是否經常大量列印？
如果每天僅列印少量文件，選擇一般商務型印表機即可。
若每天需要列印數百張以上文件，則建議選擇耐用度較高、適合高列印量的商用設備。
2. 是否需要彩色列印？
有些公司只需要列印：
- 合約
- 出貨單
- 財務報表
- 行政文件
黑白列印即可滿足需求。
但如果公司需要製作：
- 簡報
- 商品型錄
- 行銷資料
- 彩色圖表
- 教育訓練教材
則建議採購支援彩色列印的設備。
3. 是否需要掃描、影印功能？
現在不少企業會選擇多功能印表機（事務機），因為除了列印之外，還可整合：
- 掃描
- 影印
- 文件數位化
對於行政、人資、會計及業務部門來說，都能提升工作效率。
4. 有多少人會共同使用？
若辦公室只有 3～5 人，可使用一般商務型印表機。
如果有數十位員工同時使用，建議選擇支援網路共享、多人同時列印的商用設備，以避免塞車或等待。
5. 是否需要 Wi-Fi 或網路列印？
現代企業常使用筆記型電腦、平板及手機處理工作。
若印表機支援：
- Wi-Fi
- 有線網路（LAN）
- 雲端列印
- 行動裝置列印
員工就能在辦公室不同位置直接列印，提高工作便利性。
公司常見的印表機類型
黑白印表機
適合以文書工作為主的公司，例如：
- 行政單位
- 會計事務所
- 法律事務所
- 製造業
優點是文字清晰、列印效率高，適合大量文件輸出。
彩色印表機
若公司需要製作：
- 行銷資料
- 提案簡報
- 商品介紹
- 教學教材
彩色印表機能提供更完整的文件呈現效果。
多功能事務機
整合：
- 列印
- 掃描
- 影印
部分機型還支援自動送稿、自動雙面列印等功能，非常適合中小企業。
公司採購印表機不能只看價格
設備價格只是採購成本的一部分。
真正影響企業長期支出的還包括：
- 墨水或碳粉耗材
- 紙張消耗
- 維修成本
- 設備壽命
- 員工工作效率
- 停機造成的影響
因此，選購時應從「總持有成本（Total Cost of Ownership, TCO）」角度評估，而不是只看初期購買價格。
公司採購印表機要注意哪些功能？
自動雙面列印
可減少紙張使用量，降低列印成本，也讓文件整理更方便。
自動送稿（ADF）
需要掃描或影印多頁文件時，可一次完成，不需逐張放置，節省大量時間。
網路共享
多人可共用同一台設備，適合中小企業及部門共同使用。
高容量耗材
高容量墨水或碳粉匣通常可列印更多頁數，減少更換次數，提高工作效率。
行動列印
支援手機或平板直接列印，方便主管、業務人員及遠端工作者快速輸出文件。
如何降低企業列印成本？
除了選對設備之外，也建議企業建立良好的列印管理制度，例如：
- 預設使用黑白列印
- 啟用雙面列印
- 非必要文件以電子檔傳閱
- 定期保養印表機
- 選擇適合的耗材
- 定期統計列印量
透過這些做法，不僅能節省耗材，也能延長設備使用壽命。
公司採購印表機常見問題（FAQ）
公司應該買印表機還是事務機？
如果除了列印之外，還需要掃描與影印，多功能事務機通常更符合企業需求；若僅需列印文件，印表機即可滿足日常使用。
公司適合黑白還是彩色印表機？
若以行政、會計及一般文書工作為主，黑白印表機通常已足夠；若經常製作提案、行銷資料或教材，彩色印表機會更合適。
公司需要 Wi-Fi 印表機嗎？
若員工使用筆電、平板或手機工作，支援 Wi-Fi 或網路列印的機型能提升便利性，也更符合現代辦公需求。
如何降低印表機後續成本？
建議從設備選擇、耗材管理、雙面列印、文件電子化及定期保養等方面著手，有助於降低長期營運成本。
結語
公司採購印表機時，不應只考慮設備價格，而應綜合評估列印需求、功能、耗材成本、設備耐用性及售後服務。
一台符合企業需求的印表機，不僅能提升工作效率，也能減少耗材浪費、降低維修成本，成為企業長期營運的重要助力。
在採購前，建議先盤點公司目前的列印量、使用人數及功能需求，再挑選最適合的設備，才能真正做到省錢又高效。
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